Hvordan skal personallisten føres og presenteres på utskrift?

Skatteetaten har kommet med en uttalelse om hvordan personallisten skal føres. Den bokføringspliktige kan velge mellom manuell og elektronisk føring av personalliste.  

Manuell føring:

Boken må føres slik at den på en enkel måte gir oversikt over de ansatte som er på jobb de enkelte dagene. De ansatte må da føre seg inn på første ledige linje i personallisten, slik at alle registreringer foreligger i kronologisk orden. Det følger av dette at det ikke er anledning til å hoppe over sider i boken, eller opprette egne sider for hver enkelt ansatt.

Kravet om at personallisten skal føres i umiddelbar tilknytning til arbeidsdagens begynnelse og slutt, medfører at det ikke er anledning til å forhåndsutfylle eller etterutfylle opplysningene i boken. Føringer i boken må foretas med penn.

Dersom det drives virksomhet fra forskjellige lokasjoner, skal det foreligge en personalliste på hver lokasjon.

Elektronisk føring:

Det må benyttes et betryggende system for føring av personalliste, slik at opplysningene i listen ikke enkelt kan endres. Av den grunn kan det ikke benyttes tekstbehandlings- og regnearkprogrammer hvor det er mulig å endre eller slette direkte i de registrerte opplysningene.

Dersom den bokføringspliktige også driver virksomhet som ikke omfattes av kravet til personalliste, og alle ansatte benytter samme tidsregistreringssystem, må utskriften av personallisten være innrettet slik at de som arbeider i virksomhet som er omfattet av kravet til å føre personalliste, presenteres adskilt fra det øvrige personalet.

Elektronisk personalliste skal umiddelbart kunne skrives ut på papir, jf. bokføringsforskriften § 8-5-6 femte ledd.

Det er også tillatt å kombinere manuell føring av bok og et elektronisk tidsregistreringssystem. Et eksempel kan være at det benyttes et elektronisk tidsregistreringssystem for de fast ansatte, mens det benyttes en innbundet bok for tilfeldig arbeidskraft.

Les mer på Skatteetaten sine hjemmesider!